PENUGASAN PPPK SEBAGAI PEJABAT PENGADAAN/POKJA PEMILIHAN

Sekilas tentang PPPK

PNS atau PPPK?

Dinyatakan pada Pasal 5 Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2023 tentang Aparatur Sipil Negara bahwa Pegawai ASN terdiri atas PNS dan PPPK. Pada Pasal 1 dijelaskan bahwa Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja yang selanjutnya disingkat PPPK adalah warga negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, yang diangkat berdasarkan perjanjian kerja untuk jangka waktu tertentu dalam rangka melaksanakan tugas pemerintahan dan/atau menduduki jabatan pemerintahan. Jabatan ASN terdiri atas Jabatan Manajerial dan Nonmanajerial. Jabatan Manajerial dan Nonmanajerial tertentu dapat diisi dari PPPK (Pasal 34 ayat (2)). Jabatan Nonmanajerial teridiri atas jabatan fungsional dan jabatan pelaksana (Pasal 18 ayat (1)).

Salah satu jabatan fungsional yang dapat diisi oleh PPPK adalah Pengelola Pengadaan Barang/Jasa. Hal ini dapat dilihat pada Peraturan Presiden Nomor 38 Tahun 2020 tentang Jenis Jabatan yang Dapat Diisi oleh Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja. Kemudian ditegaskan lagi dalam Keputusan Menteri PANRB Nomor 1197 Tahun 2021 tentang Jabatan Fungsional yang dapat Diisi oleh PPPK sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Menteri PANRB Nomor 76 Tahun 2022 dan terakhir diubah dengan Keputusan Menteri PANRB Nomor 158 Tahun 2023. Pada lampiran daftar jabatan fungsional yang dapat diisi oleh PPPK dalam Keputusan Menteri PANRB Nomor 76 Tahun 2022, Pengelola Pengadaan Barang/Jasa berada pada nomor urut 119.

Pada bagian konsiderans Peraturan LKPP Nomor 8 Tahun 2022 tentang Perubahan atas Peraturan LKPP Nomor 6 Tahun 2021 tentang Pedoman Penyusunan dan Pengelolaan Rencana Aksi Pemenuhan Pengelola Pengadaan Barang/Jasa, pertimbangan yang dijadikan dasar penetapan peraturan tersebut adalah untuk melaksanakan penyesuaian terhadap adanya pengaturan mengenai Jabatan Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa yang dapat diisi oleh PPPK sebagaimana ketentuan dalam lampiran Peraturan Presiden Nomor 38 Tahun 2020 tentang Jenis Jabatan yang dapat diisi oleh PPPK, serta untuk memperjelas tahapan penyusunan dan pengelolaan rencana aksi pemenuhan pengelola pengadaan barang/jasa. Dasar pertimbangan tersebut menunjukkan bahwa salah satu alasan utama perubahan Peraturan LKPP Nomor 6 Tahun 2021 tersebut adalah adanya posisi PPPK yang dapat mengisi jabatan fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa.

Pada Pasal 1 Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021 tentang Perubahan atas Peraturan Presiden Nomor 18 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dijelaskan bahwa Pejabat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa yang selanjutnya disebut Pengelola Pengadaan Barang/Jasa adalah ASN yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan Pengadaan Barang/Jasa.

Hanya PNS yang Bertugas sebagai Pokja Pemilihan atau Pejabat Pengadaan

Ada yang perlu dicermati pada Peraturan Menteri PANRB Nomor 29 Tahun 2020[1] yang menjelaskan bahwa Pejabat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa yang selanjutnya disebut Pengelola PBJ adalah PNS yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak secara penuh oleh Pejabat yang Berwenang untuk melaksanakan kegiatan pengadaan barang/jasa. Pada bagian ini jelas tertulis bahwa Pengelola PBJ adalah PNS. Hal yang sama kemudian diturunkan pada Peraturan BKN Nomor 21 Tahun 2020[2]. Dalam Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 sendiri tidak diberikan penegasan tentang status kepegawaian jabatan Pengelola PBJ. Namun kemudian dipertegas pada Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021 bahwa Pengelola PBJ  adalah ASN sebagaimana telah dijelaskan di atas. Dengan adanya peraturan dengan hierarki lebih tinggi dan lebih baru tersebut maka cukup jelas bahwa Pengelola PBJ  adalah ASN yang dapat berasal dari unsur PNS atau PPPK. Bahkan kemudian Peraturan Menteri PANRB Nomor 29 Tahun 2020 dicabut dengan Peraturan Menteri PANRB Nomor 1 Tahun 2023 tentang Jabatan Fungsional.

Hal penting yang perlu diperjelas yaitu Pasal 74B ayat (2) Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021. Pada bagian tersebut dijelaskan bahwa dalam hal jumlah Pengelola Pengadaan Barang/Jasa di lingkungan Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah belum mencukupi sesuai rencana aksi pemenuhan Pengelola Pengadaan Barang/Jasa, maka:

a.  pelaksanaan tugas Pokja Pemilihan dilakukan dengan ketentuan:

1. Pokja Pemilihan untuk setiap paket pengadaan, wajib beranggotakan sekurang-kurangnya 1 (satu) Pengelola Pengadaan Barang/Jasa; dan

2. Anggota Pokja Pemilihan selain Pengelola Pengadaan Barang/Jasa dilaksanakan oleh Pegawai Negeri Sipil yang memiliki sertifikat kompetensi, dan/atau sertifikat keahlian tingkat dasar/level-1 di bidang Pengadaan Barang/Jasa.

b. pelaksanaan tugas Pejabat Pengadaan yang tidak dapat dilakukan oleh Pengelola Pengadaan Barang/Jasa, dilakukan oleh Pegawai Negeri Sipil yang memiliki sertifikat' kompetensi dan/atau sertifikat keahlian tingkat dasar/level-1 di bidang Pengadaan Barang/Jasa.

Kemudian pada ayat (3) ditambahkan bahwa dalam hal Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah belum memiliki Pengelola pengadaan Barang/Jasa, sampai tersedianya Pengelola Pengadaan berdasarkan rencana aksi pemenuhan Pengelola Pengadaan Barang/Jasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1), pelaksanaan tugas pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan dilaksanakan oleh:

a. Pegawai Negeri Sipil yang memiliki sertifikat kompetensi dan/atau sertifikat keahlian tingkat dasar/level- 1 di bidang Pengadaan Barang/Jasa; dan/atau

b.    Agen Pengadaan.

Dalam ulasan ini tidak akan dibahas mengapa hanya Pegawai Negeri Sipil yang boleh melaksanakan tugas Pokja Pemilihan dan Pejabat Pengadaan pada kondisi di atas, melainkan kondisi yang mewajibkannya. Hal ini perlu diperjelas agar tidak terjebak pada pemahaman bahwa hanya PNS yang boleh bertugas sebagai Pokja Pemilihan dan Pejabat Pengadaan dalam segala kondisi. Pada pasal tersebut sebenarnya sudah cukup jelas kondisi yang dimaksud.

Pada ayat (2) tertulis dengan jelas bahwa kondisi yang dimaksud adalah dalam hal pemenuhan Pengelola Pengadaan Barang/Jasa belum mencukupi sesuai rencana aksi, sedangkan pada ayat (3) adalah dalam kondisi belum memiliki Pengelola pengadaan Barang/Jasa. Cukup mudah juga dipahami bahwa PNS yang dimaksud pada ketentuan tersebut adalah selain Pengelola Pengadaan Barang/Jasa. Pemahaman tersebut misalnya dapat ditarik dari ketentuan ayat (2) huruf a angka 2 yang menegaskan bahwa anggota Pokja Pemilihan selain Pengelola Pengadaan Barang/Jasa dilaksanakan oleh Pegawai Negeri Sipil yang memiliki sertifikat kompetensi. Dengan penalaran yang sama pada kondisi sebaliknya ketika pemenuhan Pengelola Pengadaan Barang/Jasa sudah mencukupi, maka bahkan Pegawai Negeri Sipil sekalipun tidak boleh lagi bertugas sebagai Pokja Pemilihan atau Pejabat Pengadaan meskipun bersertifikat kompetensi PBJ jika bukan fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa.

Dengan premis-premis tersebut maka dapat ditarik kesimpulan bahwa keharusan tugas Pokja Pemilihan dan Pejabat Pengadaan dilaksanakan oleh PNS tidak berlaku dalam segala situasi. PPPK dengan jabatan sebagai Pengelola Pengadaan Barang/Jasa dapat bertugas sebagai Pokja Pemilihan atau Pejabat Pengadaan. Yang tidak dibenarkan adalah PPPK selain Pengelola Pengadaan Barang/Jasa bertugas sebagai Pokja Pemilihan atau Pejabat Pengadaan meskipun memiliki sertifikat kompetensi. Perlu pula ditegaskan bahwa yang dimaksud jabatan Pengelola Pengadaan Barang/Jasa adalah jabatan fungsional, yaitu kelompok jabatan yang berisi fungsi dan tugas berkaitan dengan pelayanan fungsional yang berdasarkan pada keahlian dan keterampilan tertentu[3]. Dengan demikian penggunaan istilah “Pengelola Pengadaan Barang/Jasa” adalah jabatan fungsional meskipun tanpa tambahan atribut “fungsional”.

Pelaksana tugas Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan yang bukan Pengelola Pengadaan Barang/Jasa sebagaimana Pasal 74B ayat (2) dan (3) yang telah diuraikan di atas adalah berbeda dengan yang dimaksud Personel Lainnya dalam Pasal 74A ayat (1) huruf b pada Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021. Personel Lainnya tidak wajib berstatus PNS. Ketentuan ini dapat dilihat pada Pasal 1 angka 18b yang menjelaskan bahwa personel selain Pejabat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa yang selanjutnya disebut Personel Lainnya adalah Aparatur Sipil Negara, prajurit Tentara Nasional Indonesia, dan anggota Kepolisian Negara Republik Indonesia yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan Pengadaan Barang/Jasa. Personel Lainnya bertugas sebagai Pokja Pemilihan/Pejabat pengadaan pada Kementerian/Lembaga yang tidak wajib memiliki Pengelola Pengadaan Barang/Jasa sebagaimana pada Pasal 74A ayat (4), yaitu dalam hal:

a.   nilai atau jumlah paket pengadaan di Kementerian/Lembaga tidak mencukupi untuk memenuhi pencapaian batas angka kredit minimum pertahun bagi Pengelola Pengadaan Barang/Jasa; atau

b.  Sumber Daya Pengelola Fungsi Pengadaan Barang/Jasa dilakukan oleh prajurit Tentara Nasional Indonesia atau anggota Kepolisian Negara Republik Indonesia.

Dengan adanya perubahan regulasi mengenai angka kredit setelah berlakunya Peraturan Menteri PANRB Nomor 1 Tahun 2023 tentang Jabatan Fungsional, maka ketentuan pada huruf a di atas perlu dirumuskan kembali dalam perubahan peraturan untuk memberikan kepastian dalam penerapannya.

Rencana Aksi Pemenuhan Pengelola PBJ

Rencana Aksi Pemenuhan Jabatan Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa adalah pedoman bagi Pejabat Pembina Kepegawaian di Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah dalam melaksanakan pemenuhan kebutuhan Pengelola PBJ.

Pada Pasal 74B ayat (1) Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021 ditekankan bahwa Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah yang wajib memiliki Pengelola Pengadaan Barang/Jasa menyusun rencana aksi pemenuhan Pengelola Pengadaan Barang/Jasa. Ketentuan mengenai rencana aksi diatur dalam Peraturan LKPP Nomor 6 Tahun 2021 tentang Pedoman Penyusunan dan Pengelolaan Rencana Aksi Pemenuhan Pengelola Pengadaan Barang/Jasa sebagaimana telah diubah dengan Peraturan LKPP Nomor 8 Tahun 2022. Dijelaskan bahwa penyusunan dan pengelolaan Rencana Aksi Pemenuhan Pengelola PBJ bertujuan agar Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah segera memenuhi kebutuhan Pengelola PBJ.  

Penyusunan dan pengelolaan Rencana Aksi Pemenuhan Pengelola PBJ dilakukan untuk pemenuhan kebutuhan Pengelola PBJ dari PNS dan/atau PPPK[4]. Pemenuhan Pengelola PBJ pada 31 Desember 2023 mencapai paling sedikit 60% (enam puluh persen) dari Rekomendasi Kebutuhan yang diterbitkan oleh LKPP. Rekomendasi Kebutuhan JF PPBJ adalah surat yang diterbitkan oleh LKPP selaku Instansi Pembina JF PPBJ yang berisi rekomendasi besaran jumlah dan jenjang JF PPBJ yang dibutuhkan atas usulan yang disampaikan Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah.

Pasca 31 Desember 2023 masih ada Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah yang belum memenuhi target 60% tersebut sehingga pada tanggal 15 Januari 2024, Kepala LKPP mengeluarkan Surat Edaran Nomor 1 Tahun 2024 tentang Pemenuhan Kebutuhan Jabatan Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa, Personel Lainnya Bersertifikat Kompetensi, dan Pejabat Pembuat Komitmen Bersertifikat Kompetensi Tahun 2024. Surat Edaran tersebut bertujuan untuk:

a. Memberikan penjelasan dan pengaturan bagi K/L/Pemda yang belum dapat memenuhi keterisian formasi JF PPBJ;

b. Memberikan penjelasan dan pengaturan bagi Personel Lainnya yang belum memiliki sertifikat kompetensi di bidang Pengadaan Barang/Jasa;

c. Memberikan penjelasan dan pengaturan bagi K/L/Pemda yang belum dapat memenuhi kebutuhan PPK sesuai kompetensi berdasarkan tipologinya;

d. Memberikan penjelasan mengenai tata cara penyusunan dan pengelolaan Rencana Aksi Pemenuhan Kebutuhan JF PPBJ; dan

e. Memberikan penjelasan mengenai tata cara penyusunan dan pengelolaan Rencana Aksi Pemenuhan PPK Bersertifikat Kompetensi.

---

[1] Peraturan Menteri PANRB Nomor 29 Tahun 2020 tentang Jabatan Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa

[2] Peraturan BKN Nomor 21 Tahun 2020 tentang Pembinaan Kepegawaian Jabatan Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa

[3] Peraturan Menteri PANRB Nomor 1 Tahun 2023 tentang Jabatan Fungsional

[4] Peraturan LKPP Nomor 8 Tahun 2022 tentang Perubahan Peraturan LKPP Nomor 6 Tahun 2021 tentang Pedoman Penyusunan dan Pengelolaan Rencana Aksi Pemenuhan Pengelola Pengadaan Barang/Jasa

MENU “DOKUMENTASI PERSIAPAN” PADA E-KATALOG

Peringatan bagi Pengguna untuk Mengikuti Prosedur E-Purchasing

Pada bulan Desember 2023, LKPP melakukan pembaruan pada aplikasi E-Purchasing Katalog dengan menambahkan menu “Dokumentasi Persiapan” untuk metode Negosiasi Harga. Menu tersebut akan muncul pada saat PPK/Pejabat Pengadaan (PP) membuat paket pemesanan pada E-Katalog. Tampilan pada aplikasi setelah paket dibuat seperti pada gambar berikut:

Menu Dokumentasi Persiapan pada E-Katalog

Pada tahap membuat paket, PPK/PP wajib menyetujui daftar pernyataan dengan mencentang pada kolom yang disediakan dan mengunggah Dokumen Persiapan Pengadaan. Jika merujuk pada Keputusan Kepala LKPP Nomor 122 Tahun 2022 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Katalog Elektronik, maka dapat dipahami bahwa menu tersebut dimunculkan untuk memastikan dan mengonfirmasi bahwa PPK/PP telah melakukan Persiapan E-Purchasing Katalog sesuai tahapan dan prosedurnya.

Secara garis besar tahapan E-Purchasing Katalog untuk metode negosiasi harga dibagi menjadi 2 (dua) tahapan yaitu tahap Persiapan dan Pelaksanaan E-Purchasing Katalog. Pada Lampiran I Keputusan Kepala LKPP Nomor 122 Tahun 2022 diuraikan tahap persiapan E-Purchasing Katalog dengan metode Negosiasi Harga sebagai berikut:

1. Penyusunan Spesifikasi Teknis

Penyusunan spesifikasi teknis oleh PPK dilakukan dengan memerhatikan ketentuan sebagai berikut:

a.  Spesifikasi teknis mengacu pada spesifikasi teknis yang disusun pada tahap perencanaan pengadaan. Spesifikasi teknis tersebut dapat disesuaikan berdasarkan data/informasi pasar terkini untuk mengetahui ketersediaan barang/jasa, harga, pelaku usaha dan alternatif barang/jasa sejenis. Termasuk dalam hal ini perlu memerhatikan ketersediaan produk dalam negeri dan produk dari Penyedia dengan kualifikasi Usaha Kecil.

b.  Penyusunan spesifikasi teknis dimungkinkan menyebut merek barang/jasa yang tercantum pada Katalog Elektronik, dengan didukung justifikasi teknis secara tertulis yang ditetapkan PPK. Justifikasi teknis tersebut menjelaskan alasan, pertimbangan, bukti/fakta terhadap kebutuhan atas suatu merek tertentu.

2. Prioritas Penggunaan Produk Dalam Negeri

PPK/PP yang akan melakukan E-Purchasing Katalog memilih barang/jasa pada Katalog Elektronik dengan urutan/prioritas sebagai berikut:

a.   Apabila barang/jasa yang dibutuhkan pada Katalog Elektronik terdapat produk dalam negeri yang memiliki jumlah nilai TKDN dan nilai BMP minimal 40% (empat puluh persen) maka PPK/PP memilih produk dalam negeri dengan nilai TKDN paling sedikit 25% (dua puluh lima persen);

b.   Dalam hal kondisi pada huruf a di atas tidak dapat dipenuhi maka PPK/PP dapat memilih produk dalam negeri dengan nilai TKDN kurang dari 25% (dua puluh lima persen);

c.    Dalam hal kondisi pada huruf a dan b di atas tidak dapat dipenuhi maka PPK/PP dapat memilih produk dengan label PDN namun belum mempunyai nilai TKDN;

d.   Dalam hal kondisi pada huruf a, b dan c di atas tidak dapat dipenuhi maka PPK/PP dapat memilih produk impor; dan

e.    Dalam hal kondisi pada huruf a, b, c dan d di atas tidak dapat dipenuhi maka PPK/PP dapat menggunakan metode lain selain E-Purchasing Katalog sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

3. Prioritas Penggunaan Produk dari Penyedia dengan Kualifikasi Usaha Kecil serta Koperasi

PPK/PP yang akan melakukan E-Purchasing Katalog memilih barang/jasa pada Katalog Elektronik dengan urutan/prioritas sebagai berikut:

a.   Apabila nilai paket pengadaan barang/jasa dengan nilai pagu anggaran sampai dengan Rp15.000.000.000,00 (lima belas miliar rupiah) maka PPK/PP memilih Penyedia dengan Kualifikasi Usaha Kecil atau Koperasi untuk barang/jasa yang dibutuhkan yang tersedia pada Katalog Elektronik.

b.   Dalam hal kondisi pada huruf a di atas tidak dapat dipenuhi maka PPK/PP dapat memilih Penyedia Katalog Elektronik dengan Kualifikasi Usaha Non Kecil.

4. Pengumpulan Referensi Harga

PPK/PP mempersiapkan referensi harga yang berfungsi sebagai referensi untuk melakukan Negosiasi Harga. Pengumpulan referensi harga dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a.   Referensi harga disusun dengan sumber data sebagai berikut:

(1)  Mencari produk dengan harga terbaik yang tercantum pada Katalog Elektronik sesuai dengan spesifikasi teknis yang dibutuhkan dengan memerhatikan ketentuan terkait Prioritas Penggunaan Produk Dalam Negeri dan Prioritas Penggunaan Produk dari Penyedia dengan Kualifikasi Usaha Kecil serta Koperasi;

(2)  Mencari harga pembanding produk sejenis di luar aplikasi Katalog Elektronik (apabila ada);

(3)  informasi biaya/harga satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah (apabila ada); dan

(4)  Dokumen lainnya yang dapat dipertanggungjawabkan (apabila ada).

b.    Selain referensi harga, PPK/PP juga dapat mempersiapkan kebutuhan terkait layanan teknis pendukung dari barang/jasa untuk dijadikan referensi dalam melakukan negosiasi dengan Penyedia apabila diperlukan. Layanan teknis pendukung adalah layanan yang dapat diberikan Penyedia untuk mendukung penggunaan dari barang/jasa yang akan dibeli. Negosiasi layanan teknis pendukung tidak digunakan untuk menegosiasi teknis barang seperti mengubah/menambah spesifikasi barang/jasa yang telah tayang pada Katalog Elektronik.

c.    Pengumpulan referensi harga tidak diperlukan jika harga produk yang tayang pada aplikasi Katalog Elektronik berupa fixed price atau harga tidak bisa dinegosiasi.

Seluruh tahapan persiapan E-Purchasing Katalog melalui metode negosiasi harga di atas didokumentasikan oleh PPK/PP.

Jika tahap persiapan seperti di atas dipandang sebagai proses filtrasi untuk memilih penyedia yang tepat melaksanakan pengadaan barang/jasa, maka dapat diilustrasikan dengan skema berikut:

Proses Filtrasi Penyedia

 Agar tahapan tersebut dapat dilakukan secara terukur dan tertib sesuai prosedur, maka perlu disusun Standar Operasional Prosedur (SOP) mikro Proses E-Purchasing Katalog berdasarkan SOP makro Proses Pengadaan Barang/Jasa yang sudah ada. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi aparatur atau pelaksana dari kemungkinan tuntutan hukum[1].

Proses Persiapan E-Purchasing Katalog dengan Metode Negosiasi Harga setidaknya melalui alur berikut:

Alur Persiapan E-Purchasing Katalog

Adanya menu “Dokumentasi Persiapan” pada E-Katalog menjadi peringatan bagi PPK/PP selaku pengguna untuk mematuhi proses dan tahapan pengadaan barang/jasa melalui E-Katalog, terutama pada tahap persiapan. Persiapan pengadaan merupakan tahap penting untuk memitigasi risiko pengadaan barang/jasa. PPK/PP diminta menyetujui pernyataan pada aplikasi E-Katalog  bahwa semua tahap persiapan telah dilakukan sesuai prosedur. Titik penting yang perlu perhatian serius adalah pengumpulan referensi harga sebagai acuan melakukan negosiasi harga. Pada tahap ini juga menjadi titik akhir bagi PPK/PP untuk menentukan penyedia yang akan dinegosiasi produknya pada tahap pelaksanaan E-Purchasing.

Untuk mendokumentasikan pelaksanaan proses persiapan E-Purchasing Katalog, maka perlu dibuat kertas kerja yang memuat setiap tahap dan aktivitas yang dilakukan. Kertas kerja dibuat berdasarkan tahapan proses yang telah diuraikan di atas. Data-data atau dokumen yang dikumpulkan harus dicatat sumbernya, baik berupa tautan (link) maupun tangkapan layar (screenshot) dengan mencantumkan waktu (tanggal dan jam) pengambilannya.

Mengurai Permasalahan

1.    Beberapa produk yang ditayangkan penyedia pada E-Katalog tidak dideskripsikan secara lengkap dalam spesifikasi teknis. Produk yang tidak dapat diidentifikasi melalui spesifikasi teknis tidak bisa dijadikan referensi harga sehingga tidak dapat pula dipilih sebagai produk yang akan dibeli. Maka perlu memberi pemahaman kepada penyedia untuk mendeskripsikan produknya secara lengkap agar dapat diidentifikasi oleh PPK/PP pada saat mengumpulkan referensi harga.

2.    Proses E-Purchasing Katalog sudah diatur dalam Keputusan Kepala LKPP Nomor 122 Tahun 2022. Jika saat ini belum dilaksanakan sebagaimana seharusnya, maka perlu dipertegas lagi dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) agar setiap pihak dapat menjalankan sesuai aturannya. Adanya menu “Persiapan Pengadaan” pada aplikasi E-Katalog memberikan pesan bahwa LKPP hendak mengingatkan kepada pengguna untuk bekerja sesuai aturan dan sekaligus panduan bagi auditor pada saat melakukan audit.

---

[1] Peraturan Menteri PANRB Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan.

Klarifikasi yang Kebablasan

Saat mengikuti Pelatihan Pembentukan Jabatan Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa pada Mei 2021, salah seorang narasumber meminta komitmen peserta untuk membuat karya tulis sebagai salah satu kegiatan pengembangan profesi. Saat itu saya menyanggupi akan membuat karya tulis terkait klarifikasi yang dapat dilakukan oleh Pokja Pemilihan jika menemukan hal-hal yang meragukan dalam penawaran peserta pemilihan penyedia. Saya memahami bahwa keraguan itu dapat muncul karena pencerapan rasio maupun rasa, maka keraguan bisa saja bersifat subjektif. Toh pada gilirannya keraguan tersebut akan dibuktikan secara objektif melalui klarifikasi. Tidak pernah dibuat pembatasan dalam Dokumen Pemilihan tentang bagaimana sesuatu dapat dinyatakan meragukan, sehingga sah memanfaatkan subjektivisme untuk menyatakan sikap ragu lantas memutuskan untuk melakukan klarifikasi. Pendapat ini tentu tidak menihilkan objektivitas yang dapat menimbulkan keraguan tersebut seperti dicontohkan dalam Dokumen Pemilihan, misalnya jika menemukan hal-hal yang kurang jelas. Kata “meragukan” tersebutlah yang menarik minat dan rasa penasaran saya untuk menemukan indikator-indikator terukur yang dapat dijadikan patokan untuk menyatakan sikap ragu. Saya menyadari hal ini cukup sulit sehingga tulisan ini bukanlah sebagai wujud pemenuhan komitmen yang dimaksudkan di atas. Tulisan yang berjarak sangat jauh dari kriteria ilmiah ini hanyalah recik-recik pikiran yang gamang.

Terus terang saya merasa terusik dengan praktik-praktik klarifikasi oleh Pokja Pemilihan yang menurut saya kadang melampaui batas kewenangan yang diberikan dalam regulasi pengadaan barang/jasa atau ketentuan yang ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan. Dalam hal ini, klarifikasi yang saya maksudkan adalah yang dilakukan oleh Pokja Pemilihan untuk mengonfirmasi kebenaran data atau dokumen kualifikasi dan teknis yang disampaikan oleh peserta pemilihan dalam penawarannya. Pembatasan ini perlu saya tegaskan karena ada beberapa hal lain yang juga dapat dilakukan klarifikasi pada tahap pemilihan penyedia, namun sudah cukup jelas batasan dan langkah-langkahnya. 

Pertanyaan yang penting kemudian dijawab adalah mengapa ketentuan dan langkah-langkah klarifikasi kualifikasi dan teknis tidak dibuat lebih jelas dan pasti? Tentu saja karena klarifikasi untuk hal ini tidak bersifat wajib. Jika diuraikan secara terperinci langkah-langkanya dalam dokumen pemilihan, maka akan menjadi tugas yang diwajibkan kepada Pokja Pemilihan untuk melaksanakannya. Dengan demikian indikator-indikator yang menimbulkan keraguan tersebut juga harus diuraikan terperinci dalam dokumen pemilihan. Ini bukan hal yang mudah. Terlalu banyak kemungkinan yang dapat ditemui dalam evaluasi penawaran dan dinamika yang sulit diprediksi sehingga menguraikan indikator yang menimbulkan keraguan berikut langkah-langkah klarifikasi akan membatasi kreativitas Pokja Pemilihan. Demikian juga akan menimbulkan kesulitan bagi Pokja Pemilihan bila menemukan kasus yang belum diprediksi dan belum diuraikan indikator dan langkah klarifikasinya.

Saya ingin kembali pada praktik klarifikasi yang saya sebut kadang melampaui batas kewenangan Pokja Pemilihan. Pendapat berbeda tentu saja bebas tanpa harus sejalan dengan pendapat yang akan diuraikan dalam tulisan ini. Klarifikasi data/dokumen kualifikasi maupun dokumen penawaran teknis dapat dilakukan ke peserta atau pihak lain yang berwenang. Peserta yang dimaksudkan sudah jelas adalah peserta pemilihan penyedia. Pihak lain yang berwenang tidak dijelaskan lebih lanjut dalam peraturan maupun dalam model dokumen pemilihan yang disusun oleh LKPP. Walaupun begitu, tidak sulit mengidentifikasi pihak yang dimaksud yaitu pihak yang memiliki hak/menguasai/mengetahui informasi secara langsung tentang data atau dokumen yang akan diklarifikasi. Berikut beberapa contoh pihak berwenang terhadap data atau dokumen penawaran yang disampaikan peserta:

1. Notaris yang bersangkutan untuk dokumen Akta Notaris;
2. Penerbit atau pemberi izin utuk dokumen perizinan berusaha;
3. Pemberi dukungan untuk dokumen dukungan alat, material, dan lain-lain;
4. Pemberi sewa atau pemilik alat yang menyewakan untuk dokumen perjanjian sewa peralatan;
5. Pemberi tugas untuk dokumen pengalaman pekerjaan;
6. Personel yang bersangkutan untuk data atau dokumen kualifikasi personel, seperti pendidikan, keahlian/kompetensi, pengalaman, dan lain-lain;
7. Dan lain-lain.

Khusus untuk contoh nomor 6, sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya bahwa yang dimaksud pihak lain yang berwenang yaitu pihak yang memiliki hak/menguasai/mengetahui informasi secara langsung tentang data atau dokumen yang akan diklarifikasi. Sangat jelas bahwa personel yang bersangkutan mengetahui dengan pasti kualifikasi yang dimilikinya.

Ketentuan tentang klarifikasi data/dokumen kualifikasi dapat dilihat pada model dokumen pemilihan. Misalnya pada model dokumen pemilihan pekerjaan konstruksi diatur sebagai berikut:

1. Apabila ditemukan hal-hal dan/atau data yang kurang jelas maka dilakukan klarifikasi secara tertulis namun tidak boleh mengubah substansi formulir isian kualifikasi,
2. Dalam hal peserta tidak hadir atau tidak memberikan tanggapan atas permintaan klarifikasi, maka menggugurkan penawaran,
3. Hasil klarifikasi/konfirmasi dapat menggugurkan peserta.

Sedangkan pada ketentuan evaluasi teknis terkait klarifikasi diuraikan seperti berikut:

1. Apabila dalam evaluasi teknis terdapat hal-hal yang tidak jelas atau meragukan, Pokja Pemilihan melakukan klarifikasi dengan peserta/pihak lain yang berwenang. Dalam klarifikasi, peserta tidak diperkenankan mengubah substansi penawaran,
2. Dalam hal klarifikasi dilakukan kepada peserta, peserta yang tidak hadir atau tidak memberikan tanggapan atas permintaan klarifikasi, maka menggugurkan penawaran,
3. Hasil klarifikasi dapat menggugurkan penawaran.

Untuk jenis pengadaan lainnya (barang, jasa lainnya, jasa konsultansi) pada prinsipnya sama dengan ketentuan tersebut di atas.

Satu hal yang cukup jelas dan pasti pada ketentuan klarifikasi tersebut adalah dalam hal klarifikasi dilakukan kepada peserta, peserta yang tidak hadir atau tidak memberikan tanggapan atas permintaan klarifikasi, maka menggugurkan penawaran. Tentu saja harus dipahami bahwa jika peserta hadir belum tentu tidak gugur. Karena pada ketentuan berikutnya disebutkan bahwa hasil klarifikasi dapat menggugurkan penawaran. Pokja Pemilihan seharusnya sudah cukup memiliki pemahaman, kapan peserta dinyatakan gugur ataupun lulus atas dasar hasil klarifikasi dengan mengacu pada kaidah-kaidah umum dalam menilai kesesuaian data atau dokumen dengan syarat-syarat yang ditetapkan. Namun perlu diwaspadai agar tidak terjebak pada urusan pidana yang bukan kewenangan Pokja Pemilihan, penilaian kesesuaiann data atau dokumen dalam evaluasi penawaran hanya sebatas melihat indikasi pemenuhan syarat tanpa harus dibuktikan kebenarannya secara materiil. Pokja Pemilihan diberikan kewenangan untuk memutuskan hasil evaluasi (gugur atau lulus) suatu penawaran berdasarkan indikasi yang dilihat. 

Ketentuan dalam hal klarifikasi dilakukan kepada peserta tentunya berbeda jika klarifikasi dilakukan kepada 'pihak lain' sebagaimana dimaksudkan di atas. Khususnya ketika pihak lain tersebut tidak memberikan tanggapan atau lambat merespons permintaan klarifikasi. Tidak dibuat ketentuan dalam dokumen pemilihan bagaimana penilaian Pokja Pemilihan bilamana pihak yang diminta memberikan klarifikasi tersebut tidak menanggapi. Hanya diberikan isyarat bahwa hasil klarifikasi dapat menggugurkan penawaran. Karena tidak ada ketentuan menggugurkan penawaran dalam kasus demikian, maka pendapat yang dipilih pada tulisan ini adalah:

“Penawaran peserta tidak dapat digugurkan atas dasar pihak lain yang diminta memberikan klarifikasi tidak atau lambat memberikan tanggapan.”

Beberapa pertimbangan berikut menjadi alasannya:

1. Yang pasti tidak tertulis secara eksplisit dalam ketentuan klarifikasi tersebut dan tidak ada petunjuk yang mengisyaratkan hal tersebut dalam peraturan yang berlaku,
2. Pokja Pemilihan tidak selalu pasti dapat menghubungi pihak lain tersebut,
3. Pokja Pemilihan tidak memiliki hak memaksa pihak lain tersebut untuk menjawab/menanggapi permintaan klarifikasi,
4. Pihak lain tersebut tidak memiliki kewajiban untuk menjawab/menanggapi permintaan klarifikasi oleh Pokja Pemilihan,

Menggugurkan penawaran peserta karena pihak lain tidak atau lambat memberikan tanggapan klarifikasi inilah yang saya maksudkan melampaui batas kewenangan Pokja Pemilihan. Dalih yang mungkin digunakan oleh Pokja Pemilihan yang 'berani' menggugurkan tersebut adalah karena sudah membuat ultimatum dalam surat permintaan klarifikasi bahwa jika tidak menanggapi sampai batas waktu yang ditentukan, maka penawaran peserta pemilihan dinyatakan gugur. Apanya yang salah? Surat permintaan klarifikasi dibuat oleh Pokja Pemilihan sebagai salah satu metode mencari informasi pendukung dalam melakukan evaluasi penawaran. Jika mencantumkan syarat dan ketentuan dalam surat tersebut selain yang telah ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan, maka Pokja Pemilihan melakukan post bidding. Apa pun dalih yang digunakan,  post bidding sudah sangat jelas dilarang dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa.

Mungkin ada yang ingin mencoba berinovasi dengan menyematkan ketentuan dalam dokumen pemilihan mengenai tata cara melakukan klarifikasi untuk menghindari post bidding. Tentu hal ini dimungkinkan sepanjang tidak bertentangan dengan peraturan yang berlaku. Namun harus dengan sangat hati-hati. Seperti yang telah disinggung di atas bahwa tidak mudah menyederhanakan dari banyaknya kemungkinan dan dinamika yang dapat ditemui dalam evaluasi penawaran. Tugas Pokja Pemilihan bukan membuktikan kebenaran penawaran peserta, tetapi terbatas pada pemilihan penyedia berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan dalam dokumen pemilihan. Klarifikasi yang dilakukan oleh Pokja Pemilihan tidak lebih dari mencari informasi tambahan yang menguatkan kesesuaian data/dokumen penawaran dengan syarat-syarat dalam dokumen pemilihan. Jika tidak sesuai secara administratif, maka cukup alasan untuk menggugurkan penawaran. 'Tidak sesuai' dalam evaluasi Pokja Pemilihan tidak selalu berarti data atau dokumen yang disampaikan tidak benar secara materiil.

Berpegang pada pendapat yang dipilih pada tulisan ini, maka hasil klarifikasi hanya dapat menggugurkan penawaran jika:

1. Klarifikasi dilakukan kepada peserta dan peserta tersebut tidak hadir atau tidak memberikan tanggapan atas permintaan klarifikasi;
2. Ditemukan perbedaan atau ketidaksesuaian data atau dokumen yang disampaikan dalam penawaran dengan data atau dokumen hasil klarifikasi, baik itu dilakukan kepada peserta maupun kepada pihak lain yang berwenang;
3. Klarifikasi dilakukan kepada pihak lain yang berwenang dan pihak tersebut menyatakan bahwa data atau dokumen yang dimilikinya berbeda atau bertentangan atau menyangkal data atau dokumen yang disampaikan peserta dalam penawaran.

Muncul kemudian pertanyaan, apa yang harus dilakukan jika klarifikasi akan dilakukan kepada pihak lain yang berwenang namun sulit dihubungi? Atau bisa dihubungi tetapi tidak bersedia atau tidak menanggapi permintaan klarifikasi? Atau memberikan tanggapan, tetapi melewati batas waktu yang diberikan atau jadwal evaluasi Pokja Pemilihan? Setidaknya ada dua sikap atau tindakan yang dapat dilakukan:

1. Klarifikasi dilakukan kepada peserta; atau
2. Tidak perlu melakukan klarifikasi.

Mengapa tidak perlu dilakukan klarifikasi? Cukup jelas dalam ketentuan yang ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan bahwa klarifikasi itu bersifat opsional. Jika kemudian setelah selesai proses evaluasi ditemukan ada data atau dokumen tidak benar yang disampaikan dalam penawaran peserta, maka sepenuhnya menjadi tanggung jawab peserta. Peserta yang menyampaikan penawaran sebelumnya sudah menyetujui pernyataan bahwa data atau dokumen yang disampaikan adalah benar dan bersedia dikenakan sanksi jika terbukti tidak benar. Dengan pernyataan ini sudah cukup menjadi pegangan bagi Pokja Pemilihan untuk tidak menghabiskan waktu, energi dan pikiran melakukan klarifikasi dalam hal situasi yang sulit dilakukan.

Pendapat yang dikemukakan dalam tulisan ini bukan untuk dipedomani. Hanya sebagai pengantar diskusi untuk menemukan pendapat dengan dasar argumentasi yang lebih tepat.

Jangan Beli Produk Impor di Toko Daring

Kanal Toko Daring

Frasa "Toko Daring" dalam tulisan ini harus dibaca sebagaimana maksud dalam Peraturan LKPP Nomor 9 Tahun 2021 tentang Toko Daring dan Katalog Elektronik dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yaitu yang beralamat di https://tokodaring.lkpp.go.id. Dalam Keputusan Kepala Deputi Bidang Monitoring-Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi LKPP Nomor 38 Tahun 2021 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Toko Daring dijelaskan bahwa:

"Toko Daring LKPP, untuk selanjutnya disebut Toko Daring, merupakan sistem informasi yang dikembangkan dan dikelola oleh LKPP untuk memfasilitasi pelaksanaan e-purchasing Pengadaan Barang/Jasa di K/L/PD melalui PPMSE yang berbentuk marketplace dan ritel daring.

Produk impor bukan barang "haram" dalam pengadaan barang/jasa pemerintah. Ada syarat tertentu yang harus dipenuhi dan tahap tertentu yang harus dilalui untuk membeli barang impor. Namun sebelumnya harus dipastikan bahwa barang yang akan dibeli adalah benar merupakan kebutuhan (bukan sekadar keinginan) sesuai identifikasi yang telah dilakukan (bukan hasil penerawangan😆). Dalam Pasal 66 ayat (5) Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021 disebutkan bahwa pengadaan barang impor dapat dilakukan dalam hal:

a. barang tersebut belum dapat diproduksi di dalam negeri; atau
b. volume produksi dalam negeri tidak mampu memenuhi kebutuhan.

Selain syarat tersebut, perlu juga diperhatikan ketentuan dalam Keputusan Kepala Deputi Bidang Monitoring-Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi LKPP Nomor 129 Tahun 2022 tentang Percepatan Peningkatan Transaksi Belanja Produk Dalam Negeri Dalam Toko Daring. Pada diktum Kesatu disebutkan:

Menetapkan komoditas Toko Daring dengan ketentuan:

a.  Seluruh Produk Dalam Negeri (PDN) yang telah tayang pada sistem aplikasi   Penyelenggara Perdagangan Melalui Sistem Elektronik (PPMSE) menjadi Komoditas Toko Daring; dan

b.  PDN sebagaimana dimaksud pada huruf a merupakan produk dari Usaha Mikro, Kecil   dan Koperasi serta Usaha Non Kecil.

Berdasarkan ketentuan tersebut, yang termasuk komoditas Toko Daring adalah seluruh produk dalam negeri yang telah tayang pada sistem aplikasi PPMSE. Dengan demikian maka produk impor tidak termasuk dalam komoditas Toko Daring.

Produk impor masih boleh dibeli jika memenuhi ketentuan Pasal 66 ayat (5) Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021, namun pembeliannya tidak boleh dilakukan melalui Toko Daring. Lalu bagaimana cara membelinya? Gunakan cara selain Toko Daring. Gitu aja kok repot...?😅😅