MENU “DOKUMENTASI PERSIAPAN” PADA E-KATALOG

Peringatan bagi Pengguna untuk Mengikuti Prosedur E-Purchasing

Pada bulan Desember 2023, LKPP melakukan pembaruan pada aplikasi E-Purchasing Katalog dengan menambahkan menu “Dokumentasi Persiapan” untuk metode Negosiasi Harga. Menu tersebut akan muncul pada saat PPK/Pejabat Pengadaan (PP) membuat paket pemesanan pada E-Katalog. Tampilan pada aplikasi setelah paket dibuat seperti pada gambar berikut:

Menu Dokumentasi Persiapan pada E-Katalog

Pada tahap membuat paket, PPK/PP wajib menyetujui daftar pernyataan dengan mencentang pada kolom yang disediakan dan mengunggah Dokumen Persiapan Pengadaan. Jika merujuk pada Keputusan Kepala LKPP Nomor 122 Tahun 2022 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Katalog Elektronik, maka dapat dipahami bahwa menu tersebut dimunculkan untuk memastikan dan mengonfirmasi bahwa PPK/PP telah melakukan Persiapan E-Purchasing Katalog sesuai tahapan dan prosedurnya.

Secara garis besar tahapan E-Purchasing Katalog untuk metode negosiasi harga dibagi menjadi 2 (dua) tahapan yaitu tahap Persiapan dan Pelaksanaan E-Purchasing Katalog. Pada Lampiran I Keputusan Kepala LKPP Nomor 122 Tahun 2022 diuraikan tahap persiapan E-Purchasing Katalog dengan metode Negosiasi Harga sebagai berikut:

1. Penyusunan Spesifikasi Teknis

Penyusunan spesifikasi teknis oleh PPK dilakukan dengan memerhatikan ketentuan sebagai berikut:

a.  Spesifikasi teknis mengacu pada spesifikasi teknis yang disusun pada tahap perencanaan pengadaan. Spesifikasi teknis tersebut dapat disesuaikan berdasarkan data/informasi pasar terkini untuk mengetahui ketersediaan barang/jasa, harga, pelaku usaha dan alternatif barang/jasa sejenis. Termasuk dalam hal ini perlu memerhatikan ketersediaan produk dalam negeri dan produk dari Penyedia dengan kualifikasi Usaha Kecil.

b.  Penyusunan spesifikasi teknis dimungkinkan menyebut merek barang/jasa yang tercantum pada Katalog Elektronik, dengan didukung justifikasi teknis secara tertulis yang ditetapkan PPK. Justifikasi teknis tersebut menjelaskan alasan, pertimbangan, bukti/fakta terhadap kebutuhan atas suatu merek tertentu.

2. Prioritas Penggunaan Produk Dalam Negeri

PPK/PP yang akan melakukan E-Purchasing Katalog memilih barang/jasa pada Katalog Elektronik dengan urutan/prioritas sebagai berikut:

a.   Apabila barang/jasa yang dibutuhkan pada Katalog Elektronik terdapat produk dalam negeri yang memiliki jumlah nilai TKDN dan nilai BMP minimal 40% (empat puluh persen) maka PPK/PP memilih produk dalam negeri dengan nilai TKDN paling sedikit 25% (dua puluh lima persen);

b.   Dalam hal kondisi pada huruf a di atas tidak dapat dipenuhi maka PPK/PP dapat memilih produk dalam negeri dengan nilai TKDN kurang dari 25% (dua puluh lima persen);

c.    Dalam hal kondisi pada huruf a dan b di atas tidak dapat dipenuhi maka PPK/PP dapat memilih produk dengan label PDN namun belum mempunyai nilai TKDN;

d.   Dalam hal kondisi pada huruf a, b dan c di atas tidak dapat dipenuhi maka PPK/PP dapat memilih produk impor; dan

e.    Dalam hal kondisi pada huruf a, b, c dan d di atas tidak dapat dipenuhi maka PPK/PP dapat menggunakan metode lain selain E-Purchasing Katalog sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

3. Prioritas Penggunaan Produk dari Penyedia dengan Kualifikasi Usaha Kecil serta Koperasi

PPK/PP yang akan melakukan E-Purchasing Katalog memilih barang/jasa pada Katalog Elektronik dengan urutan/prioritas sebagai berikut:

a.   Apabila nilai paket pengadaan barang/jasa dengan nilai pagu anggaran sampai dengan Rp15.000.000.000,00 (lima belas miliar rupiah) maka PPK/PP memilih Penyedia dengan Kualifikasi Usaha Kecil atau Koperasi untuk barang/jasa yang dibutuhkan yang tersedia pada Katalog Elektronik.

b.   Dalam hal kondisi pada huruf a di atas tidak dapat dipenuhi maka PPK/PP dapat memilih Penyedia Katalog Elektronik dengan Kualifikasi Usaha Non Kecil.

4. Pengumpulan Referensi Harga

PPK/PP mempersiapkan referensi harga yang berfungsi sebagai referensi untuk melakukan Negosiasi Harga. Pengumpulan referensi harga dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a.   Referensi harga disusun dengan sumber data sebagai berikut:

(1)  Mencari produk dengan harga terbaik yang tercantum pada Katalog Elektronik sesuai dengan spesifikasi teknis yang dibutuhkan dengan memerhatikan ketentuan terkait Prioritas Penggunaan Produk Dalam Negeri dan Prioritas Penggunaan Produk dari Penyedia dengan Kualifikasi Usaha Kecil serta Koperasi;

(2)  Mencari harga pembanding produk sejenis di luar aplikasi Katalog Elektronik (apabila ada);

(3)  informasi biaya/harga satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah (apabila ada); dan

(4)  Dokumen lainnya yang dapat dipertanggungjawabkan (apabila ada).

b.    Selain referensi harga, PPK/PP juga dapat mempersiapkan kebutuhan terkait layanan teknis pendukung dari barang/jasa untuk dijadikan referensi dalam melakukan negosiasi dengan Penyedia apabila diperlukan. Layanan teknis pendukung adalah layanan yang dapat diberikan Penyedia untuk mendukung penggunaan dari barang/jasa yang akan dibeli. Negosiasi layanan teknis pendukung tidak digunakan untuk menegosiasi teknis barang seperti mengubah/menambah spesifikasi barang/jasa yang telah tayang pada Katalog Elektronik.

c.    Pengumpulan referensi harga tidak diperlukan jika harga produk yang tayang pada aplikasi Katalog Elektronik berupa fixed price atau harga tidak bisa dinegosiasi.

Seluruh tahapan persiapan E-Purchasing Katalog melalui metode negosiasi harga di atas didokumentasikan oleh PPK/PP.

Jika tahap persiapan seperti di atas dipandang sebagai proses filtrasi untuk memilih penyedia yang tepat melaksanakan pengadaan barang/jasa, maka dapat diilustrasikan dengan skema berikut:

Proses Filtrasi Penyedia

 Agar tahapan tersebut dapat dilakukan secara terukur dan tertib sesuai prosedur, maka perlu disusun Standar Operasional Prosedur (SOP) mikro Proses E-Purchasing Katalog berdasarkan SOP makro Proses Pengadaan Barang/Jasa yang sudah ada. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi aparatur atau pelaksana dari kemungkinan tuntutan hukum[1].

Proses Persiapan E-Purchasing Katalog dengan Metode Negosiasi Harga setidaknya melalui alur berikut:

Alur Persiapan E-Purchasing Katalog

Adanya menu “Dokumentasi Persiapan” pada E-Katalog menjadi peringatan bagi PPK/PP selaku pengguna untuk mematuhi proses dan tahapan pengadaan barang/jasa melalui E-Katalog, terutama pada tahap persiapan. Persiapan pengadaan merupakan tahap penting untuk memitigasi risiko pengadaan barang/jasa. PPK/PP diminta menyetujui pernyataan pada aplikasi E-Katalog  bahwa semua tahap persiapan telah dilakukan sesuai prosedur. Titik penting yang perlu perhatian serius adalah pengumpulan referensi harga sebagai acuan melakukan negosiasi harga. Pada tahap ini juga menjadi titik akhir bagi PPK/PP untuk menentukan penyedia yang akan dinegosiasi produknya pada tahap pelaksanaan E-Purchasing.

Untuk mendokumentasikan pelaksanaan proses persiapan E-Purchasing Katalog, maka perlu dibuat kertas kerja yang memuat setiap tahap dan aktivitas yang dilakukan. Kertas kerja dibuat berdasarkan tahapan proses yang telah diuraikan di atas. Data-data atau dokumen yang dikumpulkan harus dicatat sumbernya, baik berupa tautan (link) maupun tangkapan layar (screenshot) dengan mencantumkan waktu (tanggal dan jam) pengambilannya.

Mengurai Permasalahan

1.    Beberapa produk yang ditayangkan penyedia pada E-Katalog tidak dideskripsikan secara lengkap dalam spesifikasi teknis. Produk yang tidak dapat diidentifikasi melalui spesifikasi teknis tidak bisa dijadikan referensi harga sehingga tidak dapat pula dipilih sebagai produk yang akan dibeli. Maka perlu memberi pemahaman kepada penyedia untuk mendeskripsikan produknya secara lengkap agar dapat diidentifikasi oleh PPK/PP pada saat mengumpulkan referensi harga.

2.    Proses E-Purchasing Katalog sudah diatur dalam Keputusan Kepala LKPP Nomor 122 Tahun 2022. Jika saat ini belum dilaksanakan sebagaimana seharusnya, maka perlu dipertegas lagi dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) agar setiap pihak dapat menjalankan sesuai aturannya. Adanya menu “Persiapan Pengadaan” pada aplikasi E-Katalog memberikan pesan bahwa LKPP hendak mengingatkan kepada pengguna untuk bekerja sesuai aturan dan sekaligus panduan bagi auditor pada saat melakukan audit.

---

[1] Peraturan Menteri PANRB Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan.