Peringatan bagi Pengguna untuk Mengikuti Prosedur E-Purchasing
Pada bulan
Desember 2023, LKPP melakukan pembaruan pada aplikasi E-Purchasing Katalog
dengan menambahkan menu “Dokumentasi Persiapan” untuk metode Negosiasi Harga.
Menu tersebut akan muncul pada saat PPK/Pejabat Pengadaan (PP) membuat paket
pemesanan pada E-Katalog. Tampilan pada aplikasi setelah paket dibuat seperti
pada gambar berikut:
 |
| Menu Dokumentasi Persiapan pada E-Katalog |
Pada tahap membuat paket, PPK/PP wajib
menyetujui daftar pernyataan dengan mencentang pada kolom yang disediakan dan
mengunggah Dokumen Persiapan Pengadaan. Jika merujuk pada Keputusan Kepala LKPP
Nomor 122 Tahun 2022 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Katalog Elektronik, maka
dapat dipahami bahwa menu tersebut dimunculkan untuk memastikan dan
mengonfirmasi bahwa PPK/PP telah melakukan Persiapan E-Purchasing
Katalog sesuai tahapan dan prosedurnya.
Secara
garis besar tahapan E-Purchasing Katalog untuk metode negosiasi harga
dibagi menjadi 2 (dua) tahapan yaitu tahap Persiapan dan Pelaksanaan E-Purchasing
Katalog. Pada Lampiran I Keputusan Kepala LKPP Nomor 122 Tahun 2022 diuraikan
tahap persiapan E-Purchasing Katalog dengan metode Negosiasi Harga sebagai
berikut:
1. Penyusunan Spesifikasi Teknis
Penyusunan spesifikasi teknis oleh PPK dilakukan dengan memerhatikan
ketentuan sebagai berikut:
a. Spesifikasi teknis mengacu pada spesifikasi
teknis yang disusun pada tahap perencanaan pengadaan. Spesifikasi teknis
tersebut dapat disesuaikan berdasarkan data/informasi pasar terkini untuk
mengetahui ketersediaan barang/jasa, harga, pelaku usaha dan alternatif
barang/jasa sejenis. Termasuk dalam hal ini perlu memerhatikan ketersediaan
produk dalam negeri dan produk dari Penyedia dengan kualifikasi Usaha Kecil.
b. Penyusunan spesifikasi teknis dimungkinkan
menyebut merek barang/jasa yang tercantum pada Katalog Elektronik, dengan
didukung justifikasi teknis secara tertulis yang ditetapkan PPK. Justifikasi
teknis tersebut menjelaskan alasan, pertimbangan, bukti/fakta terhadap
kebutuhan atas suatu merek tertentu.
2. Prioritas Penggunaan Produk Dalam Negeri
PPK/PP yang akan melakukan E-Purchasing Katalog memilih
barang/jasa pada Katalog Elektronik dengan urutan/prioritas sebagai berikut:
a.
Apabila barang/jasa yang dibutuhkan pada Katalog Elektronik terdapat
produk dalam negeri yang memiliki jumlah nilai TKDN dan nilai BMP minimal 40%
(empat puluh persen) maka PPK/PP memilih produk dalam negeri dengan nilai TKDN
paling sedikit 25% (dua puluh lima persen);
b.
Dalam hal kondisi pada huruf a di atas tidak dapat dipenuhi maka
PPK/PP dapat memilih produk dalam negeri dengan nilai TKDN kurang dari 25% (dua
puluh lima persen);
c.
Dalam hal kondisi pada huruf a dan b di atas tidak dapat dipenuhi
maka PPK/PP dapat memilih produk dengan label PDN namun belum mempunyai nilai
TKDN;
d.
Dalam hal kondisi pada huruf a, b dan c di atas tidak dapat dipenuhi
maka PPK/PP dapat memilih produk impor; dan
e.
Dalam hal kondisi pada huruf a, b, c dan d di atas tidak dapat
dipenuhi maka PPK/PP dapat menggunakan metode lain selain E-Purchasing
Katalog sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
3. Prioritas Penggunaan Produk dari Penyedia dengan
Kualifikasi Usaha Kecil serta Koperasi
PPK/PP yang akan melakukan E-Purchasing Katalog memilih
barang/jasa pada Katalog Elektronik dengan urutan/prioritas sebagai berikut:
a.
Apabila nilai paket pengadaan barang/jasa dengan nilai pagu anggaran
sampai dengan Rp15.000.000.000,00 (lima belas miliar rupiah) maka PPK/PP
memilih Penyedia dengan Kualifikasi Usaha Kecil atau Koperasi untuk barang/jasa
yang dibutuhkan yang tersedia pada Katalog Elektronik.
b.
Dalam hal kondisi pada huruf a di atas tidak dapat dipenuhi maka
PPK/PP dapat memilih Penyedia Katalog Elektronik dengan Kualifikasi Usaha Non
Kecil.
4. Pengumpulan Referensi Harga
PPK/PP mempersiapkan referensi harga yang berfungsi sebagai referensi
untuk melakukan Negosiasi Harga. Pengumpulan referensi harga dilakukan dengan
memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a.
Referensi harga disusun dengan sumber data sebagai berikut:
(1) Mencari produk dengan harga terbaik yang tercantum
pada Katalog Elektronik sesuai dengan spesifikasi teknis yang dibutuhkan dengan
memerhatikan ketentuan terkait Prioritas Penggunaan Produk Dalam Negeri dan
Prioritas Penggunaan Produk dari Penyedia dengan Kualifikasi Usaha Kecil serta Koperasi;
(2) Mencari harga pembanding produk sejenis di luar
aplikasi Katalog Elektronik (apabila ada);
(3) informasi biaya/harga satuan yang dipublikasikan
secara resmi oleh Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah (apabila ada); dan
(4) Dokumen lainnya yang dapat dipertanggungjawabkan
(apabila ada).
b.
Selain referensi harga, PPK/PP juga dapat mempersiapkan kebutuhan
terkait layanan teknis pendukung dari barang/jasa untuk dijadikan referensi
dalam melakukan negosiasi dengan Penyedia apabila diperlukan. Layanan teknis
pendukung adalah layanan yang dapat diberikan Penyedia untuk mendukung
penggunaan dari barang/jasa yang akan dibeli. Negosiasi layanan teknis
pendukung tidak digunakan untuk menegosiasi teknis barang seperti
mengubah/menambah spesifikasi barang/jasa yang telah tayang pada Katalog
Elektronik.
c.
Pengumpulan referensi harga tidak diperlukan jika harga produk yang
tayang pada aplikasi Katalog Elektronik berupa fixed price atau harga
tidak bisa dinegosiasi.
Seluruh tahapan persiapan E-Purchasing
Katalog melalui metode negosiasi harga di atas didokumentasikan oleh PPK/PP.
Jika tahap persiapan seperti di atas dipandang
sebagai proses filtrasi untuk memilih penyedia yang tepat melaksanakan
pengadaan barang/jasa, maka dapat diilustrasikan dengan skema berikut:
 |
| Proses Filtrasi Penyedia |
Agar tahapan tersebut dapat dilakukan secara terukur dan tertib sesuai prosedur, maka perlu disusun Standar Operasional Prosedur (SOP) mikro Proses E-Purchasing Katalog berdasarkan SOP makro Proses Pengadaan Barang/Jasa yang sudah ada. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi aparatur atau pelaksana dari kemungkinan tuntutan hukum[1].
Proses Persiapan E-Purchasing Katalog dengan Metode Negosiasi Harga setidaknya melalui alur berikut:
 |
| Alur Persiapan E-Purchasing Katalog |
Adanya menu “Dokumentasi Persiapan” pada
E-Katalog menjadi peringatan bagi PPK/PP selaku pengguna untuk mematuhi proses
dan tahapan pengadaan barang/jasa melalui E-Katalog, terutama pada tahap
persiapan. Persiapan pengadaan merupakan tahap penting untuk memitigasi risiko
pengadaan barang/jasa. PPK/PP diminta menyetujui pernyataan pada aplikasi
E-Katalog bahwa semua tahap persiapan
telah dilakukan sesuai prosedur. Titik penting yang perlu perhatian serius
adalah pengumpulan referensi harga sebagai acuan melakukan negosiasi harga.
Pada tahap ini juga menjadi titik akhir bagi PPK/PP untuk menentukan penyedia
yang akan dinegosiasi produknya pada tahap pelaksanaan E-Purchasing.
Untuk mendokumentasikan pelaksanaan proses
persiapan E-Purchasing Katalog, maka perlu dibuat kertas kerja yang memuat
setiap tahap dan aktivitas yang dilakukan. Kertas kerja dibuat berdasarkan
tahapan proses yang telah diuraikan di atas. Data-data atau dokumen yang
dikumpulkan harus dicatat sumbernya, baik berupa tautan (link) maupun
tangkapan layar (screenshot) dengan mencantumkan waktu (tanggal dan jam)
pengambilannya.
Mengurai Permasalahan
1.
Beberapa produk yang ditayangkan penyedia pada E-Katalog tidak dideskripsikan
secara lengkap dalam spesifikasi teknis. Produk yang tidak dapat diidentifikasi
melalui spesifikasi teknis tidak bisa dijadikan referensi harga sehingga tidak
dapat pula dipilih sebagai produk yang akan dibeli. Maka perlu memberi
pemahaman kepada penyedia untuk mendeskripsikan produknya secara lengkap agar
dapat diidentifikasi oleh PPK/PP pada saat mengumpulkan referensi harga.
2.
Proses E-Purchasing Katalog sudah diatur dalam Keputusan
Kepala LKPP Nomor 122 Tahun 2022. Jika saat ini belum dilaksanakan sebagaimana
seharusnya, maka perlu dipertegas lagi dengan Standar Operasional Prosedur
(SOP) agar setiap pihak dapat menjalankan sesuai aturannya. Adanya menu
“Persiapan Pengadaan” pada aplikasi E-Katalog memberikan pesan bahwa LKPP
hendak mengingatkan kepada pengguna untuk bekerja sesuai aturan dan sekaligus
panduan bagi auditor pada saat melakukan audit.
[1] Peraturan Menteri PANRB Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan
Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan.
